第1話 Teams、みんな使ってるのに、なぜ“使いづらい”と感じるのか？

■ はじめに：使っているのに、うまく活用できないのはなぜ？

今回からのブログシリーズでは、
Microsoft Teamsを導入したのに職場が変わった実感がない…という“もやもや”の正体を解き明かしていきます。

会議には使っている、チャットも使っている、でも「便利なはずなのに、しっくりこない」
そんな声を、現場で本当によく耳にしてきました。

私自身、Teamsが日本で広く使われ始めた2017年から、
多くの企業の現場で活用相談を受けてきましたが、
その中で見えてきた共通点がありました。

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■ “使いづらさ”の正体は、ツールではなく職場の構造にある

数多くの現場に向き合う中で、Teamsをうまく活用できた職場と、
導入されているのに定着しなかった職場の違いには、
ある共通した要因がありました。

初期は、社員や現場に操作を覚えてもらえば解決すると思われていました。
ですが、実際に見えてきたのは、
本当の障壁が「情報の構造」や「働き方の意識」にあるということです。

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■ Teamsは「グリーン職場」にこそ、よくフィットする

特に印象的だったのは、グリーン職場※と呼べるような、
「チーム全体で成果を上げる」ことを重視する職場では、
Teamsが驚くほどスムーズに浸透していったということです。

• 情報はTeamsのチーム投稿で即時に共有
• 会議で出た内容は、そのままスレッドに残して意思決定の記録に
• 「あの情報、どこにある？」が、ほぼ起きない

情報共有のスピードと透明性が、
まさにチームの力を高めるための「土台」として機能していました。

※グリーン職場など、職場の色分けについては、こちらの回で詳しく取り上げています。

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■ でも現実には──「使ってるのに、使いこなせていない」

一方、多くの職場ではこんな声が上がっています。

• 通知が多すぎて、もう見るのをやめた
• どこに書けばいいのか分からない
• チャットは使うけど、チーム投稿は誰も書かない

Teamsは確かに使われている。
会議もしているし、ファイルも置いてある。
けれど、それが「チームとして機能しているか」となると、別の話です。

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■ テクノロジーは進化した。でも職場の使い方は…

Teamsや従来のOfficeアプリは、この十数年で大きく進化しました。

• WordやExcelはクラウド上で同時編集ができるようになり
• ファイルの共有も、IT部門ではなくユーザー自身が範囲を決める時代になりました
• そして今では、Loopのように「思考の段階から」共有できるツールも登場しています

しかし、多くの職場ではこうした進化に対して、

「便利だけど、なんか使いづらい」
「ツールに振り回されている気がする」

という声が残り続けています。
その理由は、職場のプロセスや文化が、まだ“紙やファイル時代”のままだからです。

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■ 本シリーズでお話しするのは、“技術の話”ではありません

私がこのシリーズで伝えたいのは、
単なるTeamsやLoopの使い方の話ではありません。

むしろ、

• なぜ「使っているのに、使えていない」のか？
• なぜ「便利なのに、面倒に感じてしまう」のか？
• そして、そこから抜け出すには何を変える必要があるのか？

これを、ツール × プロセス × 文化という3つの視点から紐解いていきます。

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■ このあと続く4つの話で見えてくること

• 第2話では、Word・ExcelからLoopまでの“ファイル思考”の進化を辿り
• 第3話では、「あとでまとめる」が生む二度手間の正体を明らかにし
• 第4話では、成果主義文化がなぜ情報共有を阻むのかを解きほぐし
• 第5話では、LoopとCopilotが作る“共創の未来”に触れます

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■ まとめ：その違和感、次の時代に進むチャンスかもしれません

Teamsって使ってるけど、しっくりこない。
投稿しても読まれてない気がする。
会議後に、また同じ話をしてる気がする。

そんな違和感こそ、次の一歩への入口です。
「うまくいった職場」と「そうでなかった職場」の違いを、
ぜひこのシリーズを通して、感じ取ってみてください。