第3話 “あとでまとめる”が生む二度手間──共同編集でなくす新しい働き方
■ はじめに：「まとめ直す仕事」が多すぎる現場
日々の仕事の中で、こんな場面に心当たりはありませんか？
- 会議中に誰かが紙にメモ → 後で清書してメール配信
- 複数人で作った資料 → 一人が集めて整えてファイル共有
- 「最新版はどこ？」と何度も聞かれる → そのたびに探してリンクを貼る
“あとでまとめる”職場文化が、
知らぬ間に残業を増やしていませんか？
こうした「あとでまとめる」「あとで整理する」仕事は、
一見すると丁寧な作業のようでいて、
実は膨大な二度手間・三度手間を生んでいます。
■ 紙にメモ → 転記。この構造が“アナログすぎる”
特に強く感じているのは、「紙のメモ文化」です。
- 会議でメモを取る → 写真を撮れば済む内容だった
- 後で要点を打ち直す → そもそもその場でTeamsに書けば済んだ
- 情報を集約する人が疲弊する → 分散していた情報を再構成しているから
本来は、その場でデジタルに残せば一度で済む作業が、
“紙を経由するだけで”無駄な工数が増えています。
■ Teams × OneNote／Loop／Formsを使えば、“同時に書く”が当たり前になる
Microsoft 365では、こうした“後でまとめる”作業を根本からなくせる仕組みが整っています。
- 会議メモはLoopでスレッドに直接書き込む
- アクションアイテムはPlanner／Loopタスクで共有してそのまま更新
- アンケートや確認事項はFormsを使って可視化
これらをTeamsのチーム投稿や会議スレッドにそのまま貼るだけで、
チーム全体の共通認識と作業の進捗が、ひと目で把握できます。
■ 共同編集で「最新がどこか分からない問題」も解決できる
よくあるストレスがこれです。
「最新のファイル、どこですか？」
「古いやつを上書きしてしまいました…」
「3人で修正してたら、誰のが正か分からない」
これは、ファイルを個別に送る・コピーして保存するというやり方が前提にあるからです。
でも、OneDriveやTeamsの共有リンクをベースにした共同編集なら、
常に「ひとつの場所に、ひとつの最新版」があり続けます。便利じゃないですか？
■ ただし、“ルールがない”と共同編集は逆に混乱を生む
便利な共同編集ですが、トラブルも少なくありません。
- 上書きして消された
- 意図しない修正が加わっていた
- 急にレイアウトが変わっていた
これはツールのせいではなく、チームの中に
“共通の運用ルール”がないことが原因です
これはツールのせいではなく、チームの中に“共通の運用ルール”がないことが原因です。
- 「変更前に色を変える」
- 「上書きしないでコメントで指摘する」
- 「責任者がチェックして完了にする」
など、“チームでファイルを育てる”意識とルールが必要です。
■ 「ロックしておく」文化は、もう限界
ときどき見かけるのが、「編集されると困るからロックしておく」という運用。
確かに安全ですが、それではコラボレーションが起きません。
- 修正したくてもできない
- 戻してほしいと言われても、履歴がない
- 結局、誰かの手元で作業し直す → また二度手間
本当に安全で、効果的な運用とは、「全員で使える」前提でチームを整えることなのです。
■ まとめ：ツールは進化した。次は“使いこなせるチーム”をつくること
“後でまとめる”をなくすには、ツールだけでは足りません。
必要なのは、共通認識とチームとしての約束ごとです。
- 会議の記録はどこに残すか？
- 修正は誰が、どういうルールで行うか？
- 情報はいつ・誰に向けて出すのか？
こうしたローカルルール（職場の運用ルール）があることで、初めて「チームで共同編集する」という形が成立します。
次回は“職場に潜む文化的な壁”──特に成果主義に偏りがちなオレンジ職場について掘り下げます。色分けの詳細はこちらの記事でも紹介しています → 職場の色分けとは？」
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