Microsoft 365、導入したのに上手に使われていない──そんな声をよく聞きます。 「とりあえず設定してもらったけど、そのあと現場で活用が進まない」「マニュアルや研修を受けたけど、実際の業務では元に戻ってしまった」

もしこうした状況に思い当たるなら、それは“定着化支援”という考え方を知らなかったからかもしれません。

今は「使い方を自分たちで考える時代」。そのために必要な支援もまた、これまでとは違うものになってきているのです。

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1. クラウド時代のツールは、考え方そのものが変わっています

かつてのITシステムは、要件定義をもとにSIerが作り込み、企業の業務ニーズにフィットさせていくものでした。

しかし、クラウド時代のMicrosoft 365は「サービス全体のカスタマイズより、現場単位での設定と活用」の割合が大きくなっています。

言い換えれば、“どう使うか”はユーザー側の工夫に委ねられているのです。

→ この変化に気づかないまま「IT部門や外注先が使い方まで全部決めてくれる」と思っていると、せっかくのツールが職場に根付かずに停滞してしまいます。

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2. M365は“職場ごとの使い方”を前提としている

たとえば、Teamsのチームが作られたものの、「何を投稿したらいいのかわからない」と誰も使わず、最終的にはまたメールでのやりとりに戻ってしまった──そんな場面に心当たりはありませんか？

これは決して珍しい話ではありません。

SharePointの構成も、Teamsのチャンネル設計も、「組織やチームが自分達で考える前提」で設計されています。

つまり、定着の責任はIT部門やSIerの仕事ではなく、現場側のリーダーや利用者側にあるのです。

→「導入したのに誰も使わない」のは、外注先のIT会社のせいではありません。“使い方のデザイン”をしなかったからです。

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3. なぜ中小企業で“使い方設計”が抜け落ちやすいのか

中小企業では、IT部門が存在しない、あるいは少人数で“設定まで”しか手が回らないケースがよく見られます。

現場も「これどう使うの？」と困っているものの、答えてくれる人がいない。

そして、外注先のIT会社は導入や設定の専門家であり、現場の業務設計までは踏み込めません。

→ 「使い方を考えるプロ」が不在な状態で、クラウドツールだけが導入されているという状況です。

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4. 本当に必要なのは“使う現場”に寄り添う支援

「自分たちの職場ではどう使えば効果的か？」
「紙や共有フォルダの代わりに、Teamsをどう使っていけるか？」

──そういった問いを現場ごとに考え、実行できるようにすることが重要です。

SawaLeafが提供するM365定着化支援は、そうした「使い方を職場の方々と一緒に考える」伴走支援を行っています。

Microsoft 365は“設定されたとき”ではなく、“利用者が使い方を発見したとき”に初めて定着が始まるのです。

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5. まとめ：「定着化は外注できない。使い方を考えるのは、利用者自身」

外注先のIT会社はこれからも技術面で頼れる存在です。でも、それはあくまで「入口」までの話。

職場での定着には、現場の関与が不可欠です。

ツールを“職場の道具”に変えるのは、使う側の意志と工夫。

→ 「自分たちが使い方を決める」という意識への転換こそが、DXや働き方改革の第一歩なのです。

ツールは導入しただけでは変わりません。
“どう使うか”を考え、現場での試行錯誤を通じて初めて、職場に根づいていきます。
その第一歩は、「自分たちで使い方をつくっていく」という意識に気づくことかもしれません。

そんな現場の声に応えるために、私たちは サワモト式という考え方をまとめました。
ツール、プロセス、そして文化。3つの視点から定着と変化を支えるフレームワークです。
👉 サワモト式定着化支援とは？（解説ページへ）